¿Qué consecuencias tiene el que el acta de la junta no esté firmada por el presidente?

   Según establece la Ley de Propiedad Horizontal, el acta de las juntas deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario, al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, momento a partir del cual los acuerdos serán ejecutivos. Ello genera dudas acerca de la validez que pueda tener un acta en la que falta la firma de uno u otro o ambos, así como si el acta es ejecutiva cuando falta alguna de las firmas.

   A este respecto hay que aclarar en primer lugar que las actas nunca son nulas, ya que documentan acuerdos, en su caso, podría cuestionarse la validez de los acuerdos que documentan. En este sentido, la Sentencia de la Sección 3ª de la Audiencia Provincial de las Palmas de 15/4/2014 señala que no hay que confundir “acuerdo comunitario” con “acta de la Junta”. El acuerdo es la expresión de la voluntad de la Junta como órgano de gobierno de la Comunidad de Propietarios y el acta es una mera relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en la Junta, constituyendo el soporte documental en el que se deja constancia de los acuerdos adoptados por el órgano de gobierno de la Comunidad.

   Sobre los efectos que puedan tener los acuerdos recogidos en actas sin firmar se han pronunciado los Tribunales en varias sentencias. En ellas se prescinde de los excesos del formalismos que pueden perjudicar intereses, que en este caso serían los de las voluntades correctamente expresadas y votadas por los copropietarios, que son ajenos a la diligencia de la firma por parte de su presidente o secretario. Todas estas sentencias son coincidentes en afirmar que los acuerdos existen aún cuando no se documenten. Por tanto, para que produzcan efectos no es imprescindible que se recojan en un acta y mucho menos que lleven ninguna firma. Así, la Sección 6ª de la Audiencia Provincial de Valencia en su sentencia de 11/1/2013 aclara que “no significa que los acuerdos carezcan de validez por el hecho de no estar firmada el acta, pues serán válidos o no en función del grado de cumplimiento de los requisitos intrínsecos para alcanzar la mayoría legalmente exigida en la formación de la voluntad común, no por el visto bueno que el presidente dé a la redacción del acta por el secretario. Esa circunstancia no es un elemento constitutivo o un requisito de forma solemne esencial para el nacimiento de la declaración de voluntad surgida de la votación, de modo que el acta es únicamente el medio para documentar el acuerdo, no para validarlo.”

   Si la documentación de los acuerdos no es un elemento esencial para que estos existan y desplieguen sus efectos, la falta o no de firma de las actas tampoco afecta a la existencia y validez de los acuerdos. El Tribunal Supremo en su Sentencia de 20/04/2015 declara que “la falta de las firmas de presidente y secretario de la comunidad, pueden ser defectos, pero no producen la nulidad de la Junta y de los acuerdos que contienen, y se subsanan cuando en una siguiente junta, se ratifica lo acordado en ésta. Es decir, por falta de la diligencia de aquéllas, no cabe anular la Junta y los acuerdos. No cabe que meros formalismos lleven consigo nulidades que perjudiquen a toda la comunidad”. Además añade que en la realidad social es cotidiano el hecho de firmar las actas con posterioridad e incluso en la junta siguiente y que los acuerdos de la comunidad no puede verse perjudicados por circunstancia ajenas a la junta, como la falta de diligencia en la firma del acta por parte de su presidente o secretario.

   Resulta también interesante la reciente Sentencia de la Sección 6ª de la Audiencia Provincial de Asturias de 25/9/2018 en la que se indica que “de forma prácticamente unánime por doctrina y tribunales se viene atribuyendo a aquel documento un valor ad probationem, de modo que incluso la falta de redacción del acuerdo no afecta en absoluto a su existencia y eficacia, sino a la acreditación del mismo en juicio y fuera de él. No cabe que meros formalismos lleven consigo nulidades que perjudiquen a toda la comunidad, sólo tendrán trascendencia las omisiones cuando afecten al fondo de los acuerdos y puedan provocar indefensión a algún comunero”. Este criterio se viene manteniendo por el Tribunal Supremo desde antiguo. Así en la Sentencia de 10/7/1988 ya se indicaba que “la existencia o inexistencia de un libro de actas resulta indiferente para las cuestiones relacionadas con la validez o nulidad de la Junta, del acta correspondiente y de los acuerdos adoptados” y en otra de 25/4/1992, sostiene que “la ausencia de firmas en las actas de las juntas de copropietarios -si bien es conveniente que figuren, pues se aporta mayor seguridad a lo que reflejan tales documentos-, no priva de virtualidad a los acuerdos dotados de la necesaria legalidad. La firma tiene significación formal de representar un elemento confirmatorio de las declaraciones emitidas y recogidas en los documentos que hayan producido las partes obligadas”.

   Vemos pues que los Tribunales dan muy poco valor al hecho de documentar los acuerdos en un acta firmada por el secretario con el visto bueno del presidente, pese a lo indicado en el artículo 19,3 LPH, acerca de que con el cierre del acta con las firmas del presidente y el secretario los acuerdos serán ejecutivos. Según estas sentencias dichos acuerdos son perfectamente válidos y ejecutivos aunque no cumplan los requisitos del mencionado artículo. La documentación de los acuerdos en un acta tiene una finalidad meramente probatoria y esta se ve reforzada con las firmas del presidente y del secretario que adveran o dan fe de su contenido, actuando como testigos cualificados. Esta interpretación es acorde con lo que se indica en otros preceptos de la Ley. Así, el artículo 18.3 LPH fija como “dies a quo”, para el inicio de los plazos de impugnación, el de la fecha de la junta en la que se adopta el acuerdo para los propietarios presentes en la junta y el de la fecha de comunicación del “acuerdo” para los propietarios ausentes. No se exige en ningún momento la notificación de acta, sino únicamente del “acuerdo”, y tampoco se especifica que deba cumplirse ningún ningún requisito formal, como la firmas de presidente y/o secretario. A continuación, el mismo artículo, en su punto 4, añade que la impugnación no suspenderá su ejecución. Es decir, que se da por supuesto el carácter ejecutivo del acuerdo desde el momento en que adopta para todos los que lo conocen, ya sea por haber asistido a la junta o por haber sido notificados del mismo, y todo ello, con independencia de esté recogido en un acta o ésta esté firmada. Por último, el artículo 20.1.d LPH vuelve a referirse al carácter ejecutivo de los acuerdos, indicando que el Administrador tiene obligación de ejecutar los acuerdos relativos a la ejecución de obras, sin establecer formalismo alguno y por tanto estén documentados o no. En definitiva, los acuerdos de la junta son ejecutivos y despliegan todos sus efectos dentro de la comunidad desde que se adoptan y son conocidos por sus destinatarios, ya sea porque estos estuvieran presentes en la junta o ya sea porque fueron notificados posteriormente. Se trata de una eficacia interna que se extiende a todos los que integran la junta de propietarios y a los órganos de gobierno de la comunidad, con independencia de que estén documentados en un acta o ésta esté firmada o no.

   Cosa distinta es que se pretendan hacer valer dichos acuerdos frente a terceros que no formen parte de la Comunidad. Para que los acuerdos desplieguen sus efectos “erga omnes” será necesario un acta que cumpla los requisitos del artículo 19.3 LPH y, entre ellos, con la firma del presidente y el secretario. Una acta debidamente firmada permitirá a la comunidad de propietarios, entre otros, acreditar o probar quienes son sus representantes ante terceros, modificar el régimen de disposición de la cuenta bancaria, otorgar un poder para pleitos, acreditar ante el registrador el acuerdo del cierre del libro de actas para la apertura de uno de hojas removibles …. Si el acta de la junta no apareciere firmada, siquiera por el secretario y el presidente de la Junta, la misma carecería de efectos probatorios, pero, como ya se indicó anteriormente, no perjudica la validez de los acuerdos adoptados, que siempre serán plenamente válidos y ejecutables dentro de la comunidad.

   En ocasiones, se le plantea al secretario el problema de que el presidente no quiere firmar el acta, porque no está conforme con su redacción o discrepa de su contenido. En este tipo de situaciones, hay que tener presente que a quien le corresponde redactar el acta es al secretario no al presidente. Ello, porque es el encargado de la custodia del libro de actas (19.4 LPH), quien certifica sus acuerdos (21.2 LPH) y quien firma las actas (14.3 LPH). Además la redacción de las actas es una atribución que se se encomienda expresamente al secretario en la normativa administrativa que regula el funcionamiento de los órganos colegiados (art 18 de la Ley de Régimen Jurídico del Sector público), mientras el presidente se limita a la dirección de la reunión moderando el desarrollo de los debates. Cuando el presidente que preside la junta no está conforme con el contenido del acta y no desea firmar el visto bueno y tampoco el secretario está conforme con la modificación que plantea el presidente, el acta sería redactada y firmada únicamente por el secretario. En este tipo de situaciones es conveniente que el secretario ponga en conocimiento de los propietarios la negativa a firmar el acta del presidente, especialmente, cuando se pueda generar algún perjuicio a la comunidad de propietarios por ser necesaria el acta firmada por el presidente para hacer valer la misma ante terceros. Cualquiera de los propietarios podrá solicitar al secretario que se incluya en el orden del día de la próxima junta el tratar la discrepancia existente en la redacción del acta, siendo ésta la que resuelva la reclamación y, en su caso, remueva en su cargo a quien estime conveniente (art. 14.a LPH) y/o acuerde la rectificación o ratificación del acta elaborada por el secretario (art. 19.2 LPH). La mencionada Sentencia de la Sección 6ª de la Audiencia Provincial de Asturias de 25/9/2018 concreta, en relación a estos casos que “no es el acta cuestionada susceptible de impugnación, sino de subsanación o complemento, de adolecer de algún defecto, y que el mismo sería en todo caso subsanable. La subsanación debe llevarse a cabo en la forma legalmente establecida, es decir, debieron los apelantes solicitar la subsanación de la Comunidad de Propietarios y si se niega por el presidente, o se omite toda respuesta, dicho comunero debía solicitar, con arreglo al artículo 16 de la LPH, que la junta de propietarios se pronuncie sobre tal subsanación, dirigiendo escrito al presidente de la comunidad, el cual viene obligado a incluirlo en el orden del día de la siguiente junta que se celebre. Y sólo en el caso de que la junta rechazase dicha rectificación, podía promover la correspondiente acción judicial, impugnando el acuerdo que deniegue la subsanación del defecto o del error, por vulneración del art. 19 de la LPH, como recogen -entre otras- las SSAAPP de Madrid, Sección 21ª, de fecha 12-2-2016; de Asturias, Sección 7ª, de 10 de noviembre de 2014; de Alicante, Sección 9ª, de 28 de octubre de 2011”.

Antonio Lorca Fernández
Administrador de Fincas del CAF Asturias