¿Por qué contratar un Administrador de Fincas colegiado en su comunidad de propietarios?

La gestión de los edificios es cada vez más compleja al imponer los poderes públicos continuamente nuevas obligaciones, requerir de conocimientos específicos cada vez más avanzados y exigir el uso de las nuevas técnicas y herramientas que traen consigo los avances tecnológicos. A todo ello, añadir que el Administrador de Fincas se está convirtiendo en trabajador de las administraciones públicas al encomendarle las leyes trabajos que antes les correspondían a los funcionarios, siendo el Administrador de Fincas quien tiene que asumir la carga de trabajo que supone cumplimentar las bases de datos de las administraciones públicas y asumir además la responsabilidad de los posibles errores por la incorrecta introducción de los datos.

 Al administrador no sólo le corresponden las obligaciones del artículo 20 de la LPH (elaborar la contabilidad, tramitar la reparación de las averías, ejecutar los acuerdos adoptados por la junta, realizar los pagos, redactar las actas y convocatorias como secretario de la comunidad…) y ejecutar las obras del artículo 10 LPH, sino que además le corresponde gestionar por sí o por medio de terceros:

• Las inspecciones, revisiones y mantenimientos obligatorios: IEE, ascensores, instalaciones contraincendios, instalaciones de baja tensión, instalaciones térmicas, portones, depósitos de combustible ...
• Cumplimentación de obligaciones fiscales por internet: modelo anual 347 (Operaciones con terceros por pagos a proveedores de más de 3.005,06 € anuales), modelo trimestral 111 y anual 190 (retenciones a cuenta del IRPF por pagos a empleados y profesionales), modelo anual 184 (atribución de rentas como subvenciones, alquileres, intereses ...), modelo trimestral 303 y anual 390 (IVA por arrendamiento de instalaciones comunitarias), modelo 036 (alta y modificación de obligaciones censales) …
• Cumplir la normativa de protección de datos: registro de actividades de tratamiento, documento de seguridad y cláusulas informativas y contractuales, incluidas cámaras de seguridad y empleados. La comunidad de propietarios, como responsable del tratamiento, tiene que contratar un encargado de tratamiento que “ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiados, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento y garantice la protección de los derechos del interesado” (Art 28.1. del Reglamento 676/2016). Contratando un administrador de fincas colegiado la comunidad tiene la garantía de que el uso de los datos se va a ajustar a la normativa, asumiendo éste todas las responsabilidades.
• Tramitación del certificado digital de la comunidad para relacionarse con las Administraciones Públicas y revisión diaria de los distintos buzones electrónicos (solicitud de licencias de obras, reserva de centros sociales para las juntas, cumplimentación de obligaciones fiscales y se seguridad social, solicitud de subvenciones, realización de cualquier tipo de petición a la administración,...). La falta del certificado digital de la comunidad da lugar a que transcurridos diez días desde la puesta a disposición de la notificación en el buzón electrónico correspondiente, sin que se descargue la notificación, se tenga por notificada sin necesidad de aviso o comunicación alguna por escrito o correo postal. De este modo, hay comunidades de propietarios colegiado que se han encontrado embargos de Hacienda por no atender los requerimientos puestos a su disposición en el buzón electrónico y sin posibilidad de recurso alguno.  
• Tramitación de las licencias de obras por internet, obtención de las fichas técnicas y proyectos de dichas obras, contratación del director de la obra y coordinador de seguridad, elaboración de los contratos de obra, estudio de solvencia de las empresas seleccionadas, verificación del cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales ....
• Gestión y tramitación de ayudas y subvenciones estatales, autonómicas, locales y privadas en eficiencia energética, accesibilidad, elaboración del IEE, rehabilitación, conservación de los edificios ...
• Declaración, tramitación y seguimiento de los siniestros ante la compañía aseguradora, así como el envío de documentación y las reclamaciones que se vayan recibiendo y, en algunos casos, asunción directa de la ejecución de las obras de reparación que le corresponde realizar a la compañía.
• Gestión de los suministros del edificio: pedidos, control de consumos, cambio de comercializadora, ajustes de potencia y de tarifas ... Así como, lectura de contadores individuales de las viviendas y facturación de consumos.
• Gestión de los empleados de fincas urbanas: contratación y cese, altas y bajas de seguridad social, cotizaciones a la seguridad social, elaboración de nóminas, prevención de riesgos, …
• Gestión de arrendamientos de elementos comunes: piso de portería, bajos, plazas y trasteros, antenas de telefonía, sala de transformadores eléctricos, … con la consiguiente redacción de contratos, actualización, modificación y resolución de los mismos, cumplimientación de obligaciones fiscales, elaboración de facturas, contabilización y atribución anual de las rentas entre todos los vecinos ...
• Elaborar las cuentas de cada ejercicio y el presupuesto anual y controlar su cumplimiento. Por ello, será el encargado de manejar la cuenta de la comunidad, emitir los recibos de comunidad, gestionar las devoluciones, realizar las transferencias y revisar que los pagos sean correctos.
• Reclamar las cuotas de comunidad en vía extrajudicial y judicial, siempre que la Comunidad le faculte expresamente para ello en una junta tras liquidar la deuda del propietario deudor.
• Actuar como fedatario de la comunidad asistiendo a las juntas, redactando las actas, emitiendo certificados de deuda y de los acuerdos que se adopten, efectuando las notificaciones y los requerimientos, elaborando y enviando las convocatorias y actas de las juntas a todos los propietarios.
• Informar y asesorar al presidente de las reparaciones urgentes realizadas, a los propietarios de las cuestiones relativas a la comunidad y a la Junta de sus obligaciones y de la legalidad de sus acuerdos.
• Actuar como depositorio de la documentación y demás objetos que reciba de la comunidad y conservar los mismos mientras se encuentre vigente su nombramiento.

Las obligaciones que imponen las administraciones públicas a las comunidades son cada vez mayores, precisan de conocimientos específicos y hacen necesario servirse de un profesional colegiado como Administrador de Fincas para evitar:
   - sanciones administrativas de la AEAT, AEPD, Inspección de Trabajo, Comunidades Autónomos, Ayuntamientos …;
   - que el seguro del edificio no se haga cargo de los daños y responsabilidades que deriven del incumplimiento de normas, leyes, ordenanzas y reglamentos referentes al mantenimiento, revisión o conservación de viviendas y edificios y sus instalaciones; e
   - incurrir en responsabilidades civiles y penales tanto la comunidad de propietarios como sus cargos, las cuales pueden llegar hasta prisión de uno a cuatro años en caso de imprudencia grave y resultado de muerte, conforme al art. 142 del Código Penal.

5 tipos de sanciones que puede recibir la comunidad por no cumplir sus obligaciones